Làm sao để xây dựng quy trình đào tạo hiệu quả

Đào tạo nguồn nhân lực được coi là chiến lược quan trọng của mọi doanh nghiệp trong quá trình phát triển của mình. Căn cứ vào kế hoạch nhân sự, lĩnh vực kinh doanh và khả năng tài chính, mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một quy trình đào tạo phù hợp.

A. Khái niệm đào tạo là gì?

Đào tạo là việc dạy các kỹ năng thực hành, nghề nghiệp hay kiến thức liên quan đến một lĩnh vực cụ thể. Giúp người học lĩnh hội  nắm vững những tri thức, kỹ năng cũng như nghề nghiệp một cách có hệ thống. Nhằm giúp cho người đó thích nghi với cuộc sống và khả năng đảm nhận được một công việc nhất định.

Vậy đào tạo nhân sự thì định nghĩa như thế nào?

Đào tạo nhân sự là hình thức bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng liên quan cho nhân viên. Việc đào tạo này nhằm mục đích nâng cao chất lượng nhân sự. Đảm bảo nguồn nhân sự đáp ứng nhu cầu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

B. Các hình thức đào tạo trong quy trình đào tạo nguồn lực

Đào tạo nguồn lực trong doanh nghiệp thường được tiến hành phổ biến qua 2 hình thức chính là: đào tạo lớp học và đào tạo trực tuyến.

a. Đào tạo lớp học

Đây là mô hình đang được áp dụng phổ biến và quen thuộc với các doanh nghiệp hiện nay. Để nâng cao khả năng làm việc của nhân viên Doanh nghiệp tiến hành đào tạo nội bộ, bằng việc cử nhân viên của mình tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài hoặc tổ chức mời các tổ chức đào tạo về huấn luyện trực tiếp tại doanh nghiệp. Đây là phương pháp quen thuộc  và là cách học truyền thống nên dễ dàng được đón nhận.

b. Đào tạo trực tuyến (E-Learning)

Đào tạo trực tuyến hay còn gọi là E-Learning, mô hình đào tạo này không còn mới mẻ với nhiều doanh nghiệp trong những năm gần đây. Chỉ cần một thiết bị kết nối Internet, một tài khoản truy cập khóa học là học viên có thể làm chủ quá trình học tập của mình.

Đặc biệt trong giai đoạn dịch covid đang khó kiểm soát như hiện nay đây được xem là 1 hình thức học hiệu quả của thời đại công nghệ 4.0.

C. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn lực tại doanh nghiệp

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp thường theo mô hình:

• Phân tích (Analysis)
• Thiết kế (Design)
• Phát triển(Development )
• Thực hiện (Implementation)
• Đánh giá (Evaluation)

a. Phân tích - Analysis (môi trường bên trong và bên ngoài, SWOT,…)

Quá trình phân tích nguồn nhân lực bao gồm: thẩm định, lượng định, đánh giá nhu cầu đào tạo là bước quan trọng nhất. Những vấn đề cần phân tích:

• Bối cảnh của doanh nghiệp?
• Nhiệm vụ đào tạo?
• Đối tượng đào tạo?
• Hoạt động đào tạo này có phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp hay không?
• Thời gian, ngân sách và nguồn lực để xây dựng kế hoạch đào tạo đã có sẵn những gì, cần khai thác và tìm kiếm thêm những gì?

Việc phân tích này sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ và phân bổ nguồn lực cho đào tạo phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần trả lời rõ những câu hỏi sau:

• Cách thức làm thế nào để đào tạo phù hợp với nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp?
• Các nguồn lực tổ chức có nên ưu tiên dành cho đào tạo? Nếu có thì dành bao nhiêu?
• Các nhà quản lý Doanh nghiệp cần gì để triển khai thành công chương trình đào tạo?
• Những đặc điểm nào có thể cản trở hoặc tạo điều kiện cho việc đào tạo?
• Nhận xét của nhân viên về hoạt động đào tạo?

b. Thiết kế và phát triển hệ thống đào tạo

Trong quy trình xây dựng và phát triển nguồn nhân lực Doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường học tập thuận lợi, chuyên nghiệp, hiệu quả. Để triển khai bước này, Doanh nghiệp có thể áp dụng theo 04 tiêu chí chính sau:

• Mục tiêu đào tạo là việc thúc đẩy và định hướng nhân viên cố gắng học tập. Trong đó mục tiêu đào tạo tốt gồm:

  • Dự kiến kết quả đạt được.
  • Chất lượng hoặc hiệu suất mà doanh nghiệp mong đợi.
• Xây dựng nội dung đào tạo có ý nghĩa: Nội dung đào tạo phải có ý nghĩa và được gắn kết với công việc, với kinh nghiệm của nhân viên hay vấn đề, nhiệm vụ đào tạo. Để nâng cao ý nghĩa của nội dung  của việc đào tào thì chương trình học cần:
  • Đưa ra những khái niệm, thuật ngữ và ví dụ quen thuộc  với nhân viên.
  • Tạo một môi trường học tập cần nghiêm túc như môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
• Kết hợp thực hành hiệu quả: Học là phải đi đôi với hành vì vậy nhân viên phải có thời gian thực hành những gì đã được đào tạo vào công việc. Việc thực hành cần có:
  • Cho phép nhân viên có cơ hội để sai lầm và sửa sai lầm.
  • Tìm hiểu và nhận định được nguyên nhân xảy ra sai lầm; và những phương pháp khác để tránh sai lầm.
• Kiến thức được ghi nhớ dài hạn: Việc đào tạo có hiệu quả là kiến thức được đào tạo được nhân viên ghi nhớ lâu dài. Để việc ghi nhớ được lâu, chúng ta cần:
• Đưa ra các biểu đồ, bản đồ liên kết các khái niệm, phương pháp với nhau.
• Áp dụng nhiều hình thức thực hành vào các ví dụ hoặc vận dụng thực tế.
• Đưa ra những hình ảnh, âm thanh trực quan sinh động.
• Đưa các tài liệu, video ghi lại nội dung đào tạo để nhân viên có thể ôn lại bất cứ khi nào.
• Vận dụng, tương tác nội dung đào tạo vào thực tế.

c. Triển khai và đánh giá

Việc xây dựng kế hoạch và chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp quy trình đào tạo thực hiện đơn giản hơn nhiều. Để việc triển khai đào tạo được hiệu quả, cần lưu ý vấn đề sau:

• Truyền đạt nội dung rõ ràng tầm quan trọng và ý nghĩa của việc đào tạo.

• Tạo không khí thoải mái để nhân viên đào tạo tự tin học tập.
• Hỗ trợ cần thiết trong suốt quá trình đào tạo.
• Trách nhiệm và vai trò cảu các bên trong quá trình đào tạo.
• Xây dựng mạng lưới đào tạo trực tuyến.
• Có các chế độ khen thưởng, thi đua thúc đẩy đào tạo.

Sau tất cả là đánh giá, xác định lợi nhuận trên chi phí đào tạo đã đầu tư qua các bước:

• Xác định kết quả của việc đào tạo.
• Đánh giá kết quả đào tạo.
• Xác định giá trị của sự thay đổi sau đào tạo.
• So sánh lợi ích đạt được trước và sau khi đào tạo.
• Xác định các chi phí :
  • Chi phí đào tạo = chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp + chi phí phát triển + chi phí chung + chi phí trực tiếp cho nhân viên trong khi họ tham gia đào tạo…
  • Tổng Doanh thu đạt được = Lợi Nhuận - Chi phí đào tạo
  • Tính toán tỷ suất hoàn vốn (ROI)=  lợi nhuận thực tế/ Tổng chi phí đào tạo

Kết luận

Hiện nay ngoài việc cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp thì nguồn nhân lực cũng là 1 thách thức giữa các doanh nghiệp với nhau.

Để một quy trình đào tạo nguồn lực có hiệu quả cao cần đầu tư tập trung nhiều giải pháp thiết thực hơn, cập nhật công nghệ, phương pháp mới. Giúp Doanh nghiệp giải quyết những vấn đề về chi phí, nguồn lực và chuyển giao đào tạo dễ dàng.

Một hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến Elearning là giải pháp hoàn hảo giúp Doanh nghiệp tự động hóa quản trị, phát triển và phân phối các nội dung đào tạo một cách thông minh hơn. Điều quan trọng trong thời buổi hiện nay là doanh nghiệp giảm các chi phí đi lại; giảm thời gian hoàn thành học tập; tăng khả năng tiếp cận của nhân viên và theo dõi kết quả đào tạo thuận tiện và hiệu quả.