Tổng hợp các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả


Trong cùng một khối lượng công việc, tuy nhiên mỗi người sẽ có cách tổ chức sắp xếp và quản lý khác nhau để thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Vì vậy, để tạo nên sự khác biệt trong chiến lược kinh doanh hoặc đột phá trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay, mỗi cá nhân nhân viên và người lãnh đạo cần trang bị cho mình các kỹ năng quản lý công việc vần thiết. 

ky nang quan ly cong viec 1

I. Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là việc vận dụng các kỹ năng, năng lực cá nhân để sắp xếp, tổ chức và thực hiện công việc một cách tối ưu nhất, đem lại hiệu quả cao nhất, ít tốn chi phí và thời gian nhất. Đây là kỹ năng cần thiết với bất kỳ nhân viên, hoặc nhà quản trị cần ttang bị để đạt hiệu suất công việc tốt nhất.

Cùng một vị trí, cùng khối lượng công việc, nếu không biết quản lý và sắp xếp công việc, bạn khó có thể hoàn thành mục tiêu công việc mà mình đề ra, hoặc hoàn thiện với hiệu suất không cao. Đôi khi việc sắp xếp, quản lý công việc không hợp lý còn gây trở ngại và áp lực hơn trong công việc. Người có kỹ năng quản lý công việc họ dễ dàng sắp xếp hoàn thành công việc sớm hơn, dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động và công việc cá nhân. 

II. Tổng hợp kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Dưới đây là chi tiết các kỹ năng dùng để quản lý công việc mà mọi người cần trang bị để hoàn thành công việc hiệu quả nhất. 

kỹ năng quản lý công việc 2

1.    Kỹ năng lên kế hoạch

Nếu bạn là nhà lãnh đạo việc thiết lập các mục tiêu chiến lược kinh doanh hay tầm nhìn doanh nghiệp cần được thiết lập chuỗi các hoạt động gắn kết nhau để hoàn thành mục tiêu chung. Còn nếu bạn là nhân viên, phần lớn các công việc cần thực hiện trong ngày ít nhiều đều có mối liên hệ với nhau và có tác động qua lại đến nhau. Vì vậy, việc thiết lập một kế hoạch cụ thể, chi tiết giúp cho các công việc được “hệ thống hóa” mang lại hiệu suất cao nhất.

Lên kế hoạch càng chi tiết, bạn càng dễ dàng sắp xếp và phân loại thứ tự ưu tiên công việc; công việc nào cần hoàn thành trước, công việc nào cần thực hiện sau. 
Lên kế hoạch cần tiến hành vào những ngày khởi công dự án hoặc buổi đầu làm việc trước khi bắt tay vào thực hiện. 

2.    Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc

Mỗi người đều mỗi ngày có 24 giờ để thực hiện công việc, tuy nhiên có người hoàn thành dễ dàng, có người lại luôn cảm thấy thiếu thốn thời gian là do đâu? Đó là sự khác biệt giữa việc đặt deadline cho mỗi đầu việc. Một người có kỹ năng quản lý công việc giỏi sẽ luôn biết đặt giới hạn cho thời gian thực hiện công việc hơn những người không có kế hoạch cụ thể.

Việt đặt giới hạn thời gian cho từng mục tiêu công việc cụ thể sẽ tạo động lực thực hiện công việc. Hạn chế các tình trạng trì hoãn, lề mề thời gian. Ngoài ra, còn giúp bạn tập trung tối đa để làm việc và hoàn thành đúng hạn. 

3.    Kỹ năng nhắc nhở công việc

Mặc dù đã xây dựng kế hoạch cũng như đặt deadline cho từng công việc, tuy nhiên không phải ai cũng cover hết tất cả công việc mà không có sai sót quên nhớ. Vì vậy một hệ thống nhắc nhở thực hiện công việc là vô cùng cần thiết. 

Việc nhắc nhở có thể bằng cách: quản lý trực tiếp nhắc nhở nhân viên, các đồng nghiệp hoặc cùng bộ phận phòng ban, cùng nhóm nhắc nhở nhau. Đối với bản thân bạn có thể nhắc nhớ công việc bằng cách ghi lại các giấy ghi chú, nhắc nhở trên điện thoại, đặt lời nhắc trên mail hay sử dụng work, excel để nhắc nhở….

kỹ năng quản lý công việc 3

4.    Kỹ năng đánh giá kết quả công việc

Trong quá trình thực hiện công việc hoặc đã hoàn thành công việc bạn đều cần phải review xem xét và đánh giá kết quả công việc đang làm, đã làm như thế nào, có hoàn thành đúng mục tiêu hay không. Đây là căn cứ để lập kế hoạch điều chỉnh phù hợp mà xây dựng định hướng cho các công việc sau. 

5.    Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình vận hành công việc đã không còn xa lạ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho từng doanh nghiệp. Không thể phủ nhận giá trị mà công nghệ mang lại, phải kể đến như: giám sát trực tiếp, cải thiện kịp thời, tự động nhắc nhở,…. Việc thực hiện công việc trở nên dễ dàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Các ứng quản lý được thiết kế đang dạng trên điện thoại, máy tính bảng, laptop…. Giúp thuận tiện, rút ngắn thời gian làm việc và công sức bỏ ra ít hơn. Trong đó, phần mềm quản lý công việc được xem là giải pháp tối ưu nhất trong việc quản lý công việc hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:


 

Bài viết mới nhất