Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Trong môi trường làm việc hiện đại, phương thức trao đổi thông tin giữa cán bộ công nhân viên hoặc nhân viên với đối tác bằng email đã trở thành chuyện thường ngày. So với các phương thức giao tiếp khác thì viết email cũng có những văn hóa và đặc điểm khác biệt đòi hỏi phải có kỹ năng để mang lại hiệu quả trong giao tiếp. Vậy làm cách nào để có thể viết một email chuyên nghiệp mà không mắc phải sai sót, hãy tham khảo bài viết dưới đây.

1. Đặt tên email chuyên nghiệp

Ngoài email được doanh nghiệp cung cấp, nếu bạn có nhu cầu dùng mail cá nhân hãy thể hiện tính chuyên nghiệp ngay bằng cách đặt tên nghiêm túc và lịch sự. Thông thường, có thể đặt tên email với cấu trúc là: ten.ngaythangnamsinh@gmail.com...

2. Suy nghĩ kỹ nội dung trước khi viết email

Giao tiếp công việc qua mail không có nghĩa là mọi vấn đề đều sẽ được giải quyết trên đó. Vì vậy, trước khi gửi một nội dung bạn phải xem xét vấn đề một cách nghiêm tức và kỹ lưỡng. Nếu các vấn đề cực kỳ quan trọng bạn cần trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp hoặc Sếp của bạn. Quan trọng nhất đừng lạm dụng email để giải quyết các vấn đề thực sự cấp bách.

Ngoài ra, nếu email cần cc, bcc thì hãy cân nhắc thật kỹ đối tượng mà chúng ta muốn gửi đi, hạn chế ảnh hưởng đến những người không liên quan.

>>> Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

3. Tiêu đề email súc tích, rõ ràng

Tiêu đề email là tóm tắt nội dung chính yếu và được người nhận đọc đầu tiên trước khi opened nội dung bên trong. Vì vậy hãy cân nhắc tóm gọn nội dung tiêu đề thật rõ ràng, thu hút, kiểm tra lỗi chính tả, tránh trường hợp đặc tiêu đề lung tung làm người nhận bối rối, hiểm nhầm, thậm chí là xóa ngay.

4. Những điều cần lưu ý khi đính kèm File trong email

Sử dụng các dạng file có định dạng thông dụng
Nên sử dụng file nén .zip thay .rar
Hoàn thiệt file đính kèm trước khi gửi (không nên gửi kèm rồi chỉnh sửa)
Đặt tên file kèm đầy đủ, ngắn gọn, rõ nghĩa, tránh đặt file có dấu.

5. Chữ ký email cá nhân

Chữ ký trong mail là nơi chứa thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại, chức danh, vì vậy hãy cân nhắc điền các thông tin chính xác để đối phương có cơ sở liên lạc sau đó khi cần thiết.

6. Sử dụng ngôn ngữ chừng mực, phù hợp và lời chào tế nhị

Thông thường các lời chào sẽ là Dear, anh/chị, Kính gửi anh/chị… tránh sử dụng các cách từ ngữ trong văn nói hoặc thể hiện sự thân mật thái quá trong email.

Vì email được sử dụng cho mục đích công việc nên hạn chế bài tỏ thái độ cảm xúc thái quá (hài hước, tức giận, phẩn nộ, sử dụng từ ngữ khiêu khích…) vì hậu quả đem lại sẽ khó lường. Nếu thật sự cần thiết hãy liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Ngoài ra, có một vài lưu ý trong tiêu chuẩn viết và đặt dấu câu khí viết email cụ thể như sau:
Viết hoa đầu câu, viết hoa địa danh riêng.
Dấu câu viết sát chữu trước đó và cách khoản với chữ sau.
Các dấu (), “” viết sát vào ký tự
Chia nhiều đoạn trong nội dung email
Hạn chế dùng dấu cảm thán quá nhiều.

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp 2

>>> 7 nguyên tắc rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

7. Phản hồi email ngay cả khi email không chủ ý gửi đến mình

Việc reply email vô tình gửi đến mình là một hành xử đẹp mặc dù có thể cần thiết hoặc không. Vì nó thể hiện sự tôn trọng đến người gửi, họ đang mong chờ được hồi đáp. Đặc biệt nếu họ và đối tác hoặc đồng nghiệp cùng công ty với bạn.

8. Chú ý dùng font chữ phổ biến

Hãy sử dụng các font chữ phổ biến nhất để người nhận có thể dễ dàng đọc được. Thông thường là Arial và Times New Roman 13.

9. Không có gì bí mật

Một khi email đã gửi đi thì không thể thu hồi lại, vì vậy đừng viết những điều mà mọi người không muốn người khác thấy hoặc khiến người khác tổn thương. Email lại dễ dàng “forward” nên hãy đặt tiêu chí an toàn lên trên lời xin lỗi muộn màng.

10. Nên ghi địa chỉ email người nhận cuối cùng

Kinh nghiệm rút ra, để hạn chế vô tình gửi thư khi chưa hoàn thành, hoặc ngay cả reply email cũng nên xóa địa chỉ người nhận. Sau khi chắn toàn bộ nội dung thư vần gửi mới điền thông tin địa chỉ email. Hãy đặt vị trí của mình vào người nhận mail để xem lại toàn bộ mail từ tiêu đề, nội dung, file kèm đến chữ ký…

11. Một số lưu ý để trở thành người chuyên nghiệp khi sử dụng email

Thường xuyên dọn dẹp hộp thư, xóa bỏ nội dung thư rác không cần thiết.

Nếu nhận một nội dung email có nhiều thông tin và chưa có thời gian xử lý nên phản hồi đến người gửi rằng bạn đã nhận được thư và cho biết thời gian sẽ phản hồi họ một cách chính thức.
Khi không thể check mail trong một khoản thời gian nên thiết lập chế độ trả lời mail tự động.

>>> Dành cho bạn: Top 7 kỹ năng cần có của telesales

12. Một số quy tắc khi sử dụng email:

a. Quy tắc 48h: Phản hồi trong 48h kể từ khi nhận được email.
b. Không gửi “last minute e-mail”: không gửi quá cận deadline công việc trong nội dung mail khiến người nhận cảm thấy áp lực và khó chịu vì thời gian gấp gáp.
c. Không bao giờ gửi spam email
d. Khi forward một e-mail nào đó, cần có sự đồng ý của chủ email.
e. Không bao giờ gửi e-mail khi chúng ta đang giận dữ.
f. Không sử dụng e-mail công ty cho mục đích cá nhân.