Nhiệm vụ của phòng nhân sự có phải chỉ gồm chấm công tính lương?
Để tạo lợi thế cạnh tranh thì việc sắp xếp chiến các chiến lược nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Đây phải kể đến vai trò của phòng nhân sự, họ là tác nhân gián tiếp tạo, củng cố nguồn lực doanh nghiệp và tạo ra hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên, khi nói đến phòng nhân sự, nhiều người chưa thật sự hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của phòng ban này. Nhiều người còn lầm tưởng, phòng nhân sự chỉ bao gồm tuyển dụng và chấm công, tính lương? Vậy thực sự mục tiêu và nhiệm vụ của phòng nhân sự là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Cơ cấu phòng nhân sự gồm các bộ phận nào?
Tùy theo quy mô và hình thức hoạt động của doanh nghiệp mà phòng nhân sự sẽ cấu thành các bộ phận khác nhau. Thông thường, các bộ phận cơ bản của phòng nhân sự bao gồm:
- Bộ phận tuyển dụng
- Bộ phận lương, thưởng và phúc lợi
- Bộ phận hành chính (Admin)
- Bộ phận đào tạo và phát triển.
a. Bộ phận tuyển dụng
Đây là bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm, khai thác nguồn lực tiềm năng cho doanh nghiệp. Các công việc cụ thể của bộ phận này bao gồm:
- Lên kế hoạch tuyển dụng
- Lựa chọn kênh thu hút nguồn lực và đăng tin tuyển dụng
- Thực hiện các chiến dịch truyền thông công tác tuyển dụng hiện có
Bộ phận tuyển dụng cần kết hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng từng bộ phận, sau đó đưa ra chiến dịch tuyển dụng và tiêu chí lựa chọn ứng viên phù hợp.
>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự thu hút ứng viên gen Z
b. Bộ phận lương, thưởng và phúc lợi
Bộ phận C&B là bộ phận được nhiều nhân viên trong doanh nghiệp quan tâm nhất. Do bộ phận này nắm thông tin toàn bộ mức thu nhập của nhân sự trong công ty. Công việc chính của bộ phận này là:
- Xây dựng hệ thống tiền lương
- Xây dựng các chính sách thưởng, phúc lợi và các chính xác liên quan đến thu nhập của người lao động.
Vì vậy bộ phận C&B cần nắm rõ các luật định liên quan đến người lao động, luật bảo hiểm hoặc các công văn nghị định liên quan khác.
c. Bộ phận hành chính (Admin)
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ pháp lý, tài sản hoặc các thủ tục khác của công ty. Bên cạnh đó, bộ phận hành chính nhân sự còn có thể kiêm nhiệm một số nhiệm vụ liên quan khác như: Sắp xếp lịch họp, trục điện thoại, đăng ký văn phòng phẩm, đặt lịch các cuộc hẹn, sự kiện cho công ty…
d. Bộ phận đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Một bộ phận nắm vai trò không kém quan trọng trong công tác cải thiện và phát triển chất lượng nguồn nhân lực và bộ phận đào tạo và phát triển. Bộ phận này có vai trò:
- Phối hợp cùng cách phòng ban đánh giá năng lực của nhân sự hiện hữu
- Thiết lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực
- Cải thiện hiệu suất làm việc thông qua việc bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, kiến thức, và kỹ năng cho nhân viên
>>> Xem thêm: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
II. Nhiệm vụ của phòng nhân sự bao gồm những gì?
1. Hoạch định nguồn nhân lực
- Xây dựng chiến lược,chính sách phân bổ nguồn nhân lực: Dựa vào nguồn lực hiện hữu, tiến hành tổng hợp, thống kê, đánh giá và dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai. Từ đó xây dựng kế hoạch bổ sung, thay đổi và các yếu tố khác.
- Tư vấn, tham mưu cho ban lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận các chính sách phát triển nguồn nhân lực theo sự phát triển thị trường.
- Kiểm soát nguồn nhân lực so với chính sách, kế hoạch đã đề ra, và tình trạng biến động nhân sự tại công ty.
2. Tuyển dụng nhân sự:
Phòng nhân sự có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác lên dự báo nhu cầu tuyển dụng hằng năm. Sau đó lập kế hoạch chi tiết cho việc tuyển dụng như (lập tiêu chí tuyển dụng, lên ngân sách, các bài kiểm tra ứng viên…)
Tìm kiếm nguồn tuyển dụng hiệu quả.
Tiếp nhận CV ứng viên gửi về, tiến hành sàn lọc, xử lý hồ sơ ứng viên
Liên hệ với các ứng viên phù hợp và lên kế hoạch phỏng vấn.
Tiến hành phỏng vấn và đánh giá sau phỏng vấn
Thiết lập chương trình onboard cho nhân viên mới
Tiến hành tổng kết chiến dịch tuyển dụng. Tiếp tục theo dõi và đánh giá tình hình biến động nhân sự tại công ty.
Thực hiện ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và NLĐ
Đăng ký thông tin người lao động theo các quy định hiện hành.
Xây dựng quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp.
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thiết lập chương trình đào tạo tiêu chuẩn và tham mưu cho ban lãnh đạo
Kiểm soát quy trình đạo tạo của công ty.
Công việc cụ thể bao gồm:
Tiến hành đào tạo, ban hành quy chế, quy định khi nhân viên mới vào nhận việc
Xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ (tuần/tháng/quý…).
Chuẩn bị nguồn lực đào tạo (cơ sở vật chất, tài chính…)
Kết nối với các đơn vị đào tạo bên ngoài nếu không cần đào tạo nội bộ
Đánh giá tổng kết sao mỗi chiến dịch.
>>> Xem thêm: Cách lập một bản kế hoạch đào tạo cho doanh nghiệp
4. Đánh giá thành tích nhân viên
Kết hợp với BLĐ và các trưởng bộ phận xây dựng quy chế đánh giá nhân viên.
Hướng dẫn các bộ phận tự triển khai quy trình đánh giá nội bộ.
Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá định kỳ hoặc đột xuất
Đánh giá nhân viên sau mỗi chu kỳ đánh giá hoặc sau mỗi chiến dịch tuyển dụng, sau quá trình thử việc.
5. Quản lý chính sách lương, thưởng và các chế độ, BHYT, BHXH
Xây dựng và quản lý chính sách lương thưởng. Thực hiện bảng thanh toán lương định kỳ.
Kiến nghị và soạn thảo các quy chế lương thưởng, đảm bảo tính thống nhất giữa các quy định lương, thưởng do công ty ban hành.
Triển khai và thông báo đến cán bộ công nhân viên các chính sách liên quan đến quản lý lao động, tiền lương.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương
Giám sát và thực hiện chính sách nâng lương, nâng bậc cho người lao động theo quy định của pháp luận.
Thực hiện các hồ sơ về thuế, bảo hiểm cho nhân viên
6. Giải quyết các vấn đề về mối quan hệ lao động
Giải quyết tranh chấp người lao động
Tiến hành lập biên bản, xử lý vi phạm (khiến trách, bồi thường, tạm ngừng công tác, thôi việc…) theo quy chế công ty
Xây dựng chính sách về mối quan hệ lao động tại doanh nghiệp
Thiết lập quy chế làm việc, mối quan hệ giữa cá nhân và giữa các phòng ban được hoạt động liên tục, ổn định
Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của người lao động.
Tuyên truyền về quyền và nghĩa cụ của người lao động theo các quy định hiện hành.
>>> Xem thêm: Các hình thức đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả nhất
7. Công tác hành chánh trong văn phòng
Quản lý, điều phối các trang thiết bị vật tư, văn phòng phẩm
Quản lý, thực hiện thanh toán các chi phí: thuê văn phòng, xưởng, điện, nước, wifi… Trình lên BLD và gửi thông tin cho phòng kế toán để thực hiện thanh toán.
Theo dõi, giám sát các thông tin về thời hạn kiểm định, thời hạn đăng ký xe thuê, giấy đăng ký xe, bảo hiểm vật chất…
Liên hệ với các cơ quan, ban ngành làm hồ sơ thủ tục thay đổi pháp nhân, đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh.
Quản lý các trang thiết bị vật tư, đáp ứng nhu cầu sử dụng (phát sinh, thay mới, sửa chữa thiết bị hư hỏng…)
Lập kế hoạch thanh toán
8. Quản lý văn thư lưu trữ
Quản lý các các hồ sơ, văn bản, công văn đi đến của đơn vị. Cho số các công văn, quyết định, lưu vào sổ hồ sơ.
Soạn thảo, ban hành các thông báo nội bộ.
Thực hiện tiếp nhận và chuyển thư, công văn đến các đơn vị khách hàng, đối tác.
9. Quản lý công tác an toàn – vệ sinh và bảo hộ lao động
Phối hợp với phòng ban tiến hành lập kế hoạch và kiểm tra công tác an toàn – vệ sinh lao động.
Quản lý quá trình lao động, nghỉ ngơi và tai nạn nghề nghiệp trong quá trình lao động của nhân viên.
Nghiên cứu các biện pháp khắc mục các tình trạng gây tai nạn nghề nghiệp hoặc gây mệt mỏi trong lao động và đánh giá hiệu quả của các giải pháp đó.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, giám định khả năng lao động của nhân viên
Triển khai, tuyên truyền công tác an toàn vệ sinh và bảo hộ lao động đến toàn thể nhân viên.
Phôi hợp với các tổ chức, đơn vị bên ngoài và nội bộ tổ chức tuyên truyền, diễn tập PCCC cho đơn vị.
10. Quản lý nội bộ phòng nhân sự.
Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng hành chánh nhân sự
Xây dựng quy trình/ biểu mẫu thống nhất trong hoạt động công ty về công tác quản trị nhân sự
Phân công công việc cho từng thành viên trong bộ phận và giám sát công việc thực hiện
Chấm công nhân viên
Thảo luận, giải quyết các công việc nội bộ của phòng
Tổ chức hoàn thiện các chính sách , quy chế cho từng giai đoạn của công ty như: chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật… thống nhất quy định làm việc về an toàn lao động, vệ sinh lao động, đảm bảo các nguyên tác phù hợp với môi trường và văn hóa doanh nghiệp.
Thiết lập ngân sách dự trù cho hoạt động nhân sự.
Trân đây là tổng hợp các nhiệm vụ tổng quan của phòng nhân sự. Qua đó, chúng ta thấy rõ tầm quan trọng trong việc xây dựng nền tảng nhân sự cốt lõi của doanh nghiệp nằm ở bộ phận này. Chính vì thế, người làm việc tại phòng nhân sự phải luôn có cái nhìn tổng quan, tính linh hoạt, hòa hoãn và luôn rao dồi kiến thức, cập nhật tình trạng biến động nhân sự thị trường để xây dựng phương pháp quản lý nhân sự phù hợp
Có thể bạn quan tâm:
