Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số

ERP (Hệ thống hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp) đã được quan tâm và ứng dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc logistic. Tuy nhiên, vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp e ngại hoặc gặp khó khăn trong khâu vận dụng ERP vào thực tế. Vì vậy bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn rõ hơn về ERP và vai trò của nó trong quản trị doanh nghiệp.

he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep

I.    Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực hay ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện từ lập kế hoạch sản phẩm đến dự toán về mặt chi phó hoặc cung cấp, tiếp thị bán hành, quản lý giao hàng, thanh toán….

Trên thực tế rất nhiều các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này vào việc quản lý, nhất là các công ty, tập đoàn lớn. Bởi hệ thống này mang lại sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực hiện có và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững và nhanh chóng. 

>>> Xem thêm: Phương pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên nhanh hiệu quả nhất

Đặc điểm nổi trội của hệ thống quản trị nguồn lực ERP so với các giải pháp phần mềm khác chính là khả năng tích hợp với gần như toàn bộ các quy trình nghiệp vụ và cho phép mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển hơn. Sơ với phương thức triển khai từng phần mềm riêng lẻ thì triển khai ERP sẽ mang lại tính tổng thể nhất quán cho doanh nghiệp. Từ đó xác định tiềm lực của nguồn lực hiện có, tìm ra phương thức thích hợp nhất để phát huy thế mạnh giữa chúng. 

he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep

Ngoài ra, với khả năng lưu trữ dữ liệu, tính an toàn và bảo mật, ERP thật sự đã trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ người dùng, đặc biệt là các nhà quản trị trong việc đưa ra các thay đổi, điều chỉnh cũng như định hướng phát triển doanh nghiệp dài hạn trong tương lai.

>>> Xem thêm: Mục tiêu đào tạo và vai trò trong phát triển nguồn lực

Các phân hệ quản trị cơ bản của ERP bao gồm các tính năng sau:

  1. Quản trị tài chính, kế toán (Finance)
  2. Quản lý kinh doanh và phân phối (Sales and Distribution)
  3. Quản trị mua hàng (Purchase Control)
  4. Quản trị hàng tồn kho (Stock Control)
  5. Lên kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
  6. Quản lý dự án (Project Management)
  7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
  8. Quản trị nhân sự (Human Resouce Management)
  9. Báo cáo tổng hợp (Management Reporting)
  10. Báo cáo thuế (Tax Reports).

II.    Vai trò của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-doanh-nghiep 3

2.1 Quản lý, kiểm soát thông tin tài chính

Vấn đề tài chính trước đây cần phải có sự phối hợp của các bộ phận khác từ đó bộ phận chuyên mới mới tổng hợp thống tin, điều này khó tránh khỏi những thông tin chênh lệch nhất định. Đối với ERP, toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp được tập hợp trên một cơ sở dữ liệu chung và đồng nhất, xuyên suốt trong tất cả các phòng ban. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào, các thông tin sẽ được tính toán lại và đồng bộ.

Nếu như trước kia, khi làm báo cáo tài chính cần phải thực hiện ở cuối quý hoặc cuối tháng, thì hiện nay, dưới sự tiện dụng của ERP, người quản lý có thể truy xuất báo cáo tài chính bất cứ khi nào một cách chính xác và kịp thời. 

2.2.    Giúp gia tăng tốc độ xử lý quy trình làm việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng phức tạp, qua nhiều khâu, nhiều bước vì vậy sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc. Đôi khi bạn sẽ không biết dữ liệu đang được xử lý đến bước nào? Quá trình thực hiện có khó khăn gì? Ai là người chịu trách nhiệm chính của bước đó trong quy trình?

Triển khai ERP, sẽ giúp giải quyết các nút thắt trong quy trình một cách nhanh chóng, gia tăng tốc độ xử lý công việc, tiết kiệm thời gian. Giúp cho hoạt động quản lý vận hành trở nên tối ưu nhất. 

>>> Xem thêm: Giáo trình đào tạo nhân viên bán hàng chuẩn nhất hiệu quả cao

2.3 Hạn chế sai sót về mặt dữ liệu

Những sai sót nhỏ về mặt dữ liệu nhưng đôi khi dẫn đến kết quả cực kỳ nghiêm trọng. Đối với cách làm truyền thống, dữ liệu được truyền qua lại giữa nhiều bộ phận khác nhau, điều này càng dễ dàng dẫn đến tình trạng nhầm lẫn và sai sót dữ liệu. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ của cả quy trình làm việc, giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ trong nhân viên. 

Với sự can thiệp của hệ thống ERP, các dữ liệu được nhập bởi người đâu tiên, sau đó được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Sau đó, tùy vào quy trình công việc, dữ liệu sẽ được luân chuyển đến các nhân viên khác một cách dễ dàng, toàn vẹn, tránh sai sót do quá trình “tam sao thất bản” gây ra. 

2.4 Dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của toàn bộ nhân viên

Ưu điểm lớn nhất của ERP là sắp xếp khoa học và thông nhất toàn bộ quy trình làm việc cũng như dữ liệu của từng nhân viên, bộ phận, trên một nền tảng cơ sở chung. Vì vậy, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nội bộ. Đặc biệt với các tính năng tracking của phần mềm ERP cho phép người quản trị truy vết được toàn bộ quá trình hoạt động, làm việc của nhân viên đó. 

Hơn nữa, hệ thống còn tự động phân tích cơ sở dữ liệu để có thể lựa chọn giao nhiệm vụ phù hợp với nhân viên phụ trách, giảm bớt công việc cho người quản lý. 

>>> Xem thêm: Quy trình đào tạo nguồn lực mà doanh nghiệp cần nắm

2.5 Xây dựng mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP không chỉ là nơi lưu trữ thông tin doanh nghiệp, hoạch định quy trình làm việc mà còn là môi trường tương tác nội bộ giữa các thành viên trong hệ thống. Tương tự như một hệ sinh thái mạng xã hội thực thụ, ERP cho phép thiết lập các hoạt động trao đổi thông tin giữa nhân viên với nhân viện hoặc truyền thông giữa doanh nghiệp đến nhân viên.

>>> Xem thêm: Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên cho doanh nghiệp

III.    Tổng kết.

Triển khai ERP được hiểu đơn giản là hệ thống hóa và tự động hóa toàn bộ hoạt động, quy trình làm việc của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện trước khi hướng tới mô hình này là phải cơ cấu lại tô chức, xác định quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Quá trình này không phải ngày một ngày hai mà xây dựng được, vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải xác định được mục tiêu và có tầm nhìn chiến lược và phải có quyết tâm đổi mới doanh nghiệp.

Các bước chuẩn bị ban đầu gồm:

  • Xác định mục tiêu 
  • Đầu tư dài hạn vào cơ sở hạ tầng
  • Đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ CNTT
  • Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp

Áp dụng ERP thành công sẽ đẩy nhanh khả năng canh tranh, tiết kiệm chi phí và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần có cái nhìn chi tiết về những khó khăn, yếu kém mà doanh nghiệp mình đang tồn đọng, từ đó đề ra những biện pháp khắc phục để theo kịp sự phát triển của thời đại hiện nay. 

Có thể bạn quan tâm:

Bài viết mới nhất