Tìm hiểu về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

kỹ năng phản hồi 1

1.    Kỹ năng phản hồi là gì?

Phản hồi (feedback) là việc đưa ra các hàng đồng về một hành vi theo chiều hướng tích cực như đưa ra nhận xét, ý kiến…
Thông thường kỹ năng phản hồi được thể hiện qua 2 hình thức sau:

  • Phản hồi mang tính xây dựng (hay còn gọi là phản hồi tích cực)
  • Phản hồi bằng cách đưa quan điểm nhận xét, ví dụ “khen và chê”

2. Kỹ năng phản hồi tích cực

Kỹ năng phản hồi tích cực được sử dụng trong giao tiếp bằng cách đưa ra các thông tin nhận xét về một vấn đề vừa được tiếp nhận bằng cách quan sát tỉ mỉ, lắng nghe chi tiết và đưa ra quan điểm cá nhân, ghi nhận điểm tích cực,  đóng góp ý kiến để cải thiện những điểm tiêu cực. 

Việc phản hồi tích cực biểu hiện bằng việc lắng nghe, quan sát và tóm tắt những điểm chính, kết hợp với phản hồi bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ.
Cơ sở của kỹ năng này dựa trên 2 tiêu chuẩn: lòng tin giữa người nói và người tiếp nhận thông tin, và những hiểu biết có tính chuyên môn. Việc đưa ra phản hồi tích cực, logic dễ chiếm lòng tin và tạo không khí thiện cảm, dễ được chấp nhận.

kỹ năng phản hồi 2

>>> Xem thêm: Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

3. Ưu điểm của phản hồi tích cực

  • Giúp người nhận phản hồi cảm thấy tự tin, hứng phấn và cố gắng hơn
  • Trấn an tinh thần, giảm hoang lo sợ
  • Giúp người nói dễ dàng tiếp nhận ý kiến đóng góp, chấp nhận khuyết điểm, phát huy ưu điểm , tinh thần phấn khởi và không ngừng vươn lên. 

Phản hồi nhằm hỗ trợ đưa nhận định, ý kiến, đóng góp về hành vi hành động hoặc đưa quan điểm về một nhận định, không phản hồi về lối sống, tính cách hoặc điểm cá nhân về người thực hiện hành vi/hành động đó. Vì thế, việc phản hồi tích cực không nên dựa vào những quan điểm chủ quan. Khi phản hồi cần đầy đủ thông tin, chính xác, minh bạch tránh gây hiểu lầm. 

4. Thời điểm để đưa phản hồi phù hợp

Thời điểm đưa ra phản hồi thông thường nên là ngay sau khi sự việc hành động xảy ra, khi mà sự việc còn mới đối với cả người đưa và nhận phản hồi. Tuy nhiên trong một vài trường hợp, ví dụ khi một tình huống xấu, tâm trạng người nhận phản hồi chưa tốt. Bạn cần nên dành thời gian để làm không khí lắng xuống. Sắp xếp lại câu từ, ý tưởng và ngữ điệu phù hợp từ đó mới đưa ra phản hồi hợp lý. 

kỹ năng phản hồi 3

>>> Xem thêm: 7 nguyên tắc rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

5. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp phù hợp

Tùy vào trường hợp giao tiếp mà lựa chọn kỹ năng phản hồi phù hợp. Phản hồi tích cực cần dựa trên những hành vi cụ thẻ, quan sát các hiện hiện tỉ mỉ, cẩn thận mới phản hồi. Không nên tự áp đặt , suy diễn hoặc đánh giá.

Hãy chọn không gian phù hợp cho buổi nói chuyện để kỹ năng phản hồi được phát huy tối ưu, thể hiện tốt hơn và lịch sự hơn.
Phàn hồi tất cả là vì người nhận thông tin, vì bạn phải cẩn trọng với những tác động mà thông tin bạn truyền tải. Phải nhạy cảm trong việc điều chỉnh giọng nói, âm sắc, biểu cảm hoặc luận điểm của bản thân.

Với những thông tin trên, hy vọng Lạc Việt đã giúp được bạn có những thông tin cơ bản và lựa chọn kỹ năng phản hồi trong giao tiếp phù hợp nhất.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý đào tạo MIỄN PHÍ tại đây.

Có thể bạn quan tâm


 

Bài viết mới nhất